Tietosuojaseloste – pääsykokeet

TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Jyväskylän ylioppilasteatteri ry:n henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24 § mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018.
Päivitetty 07.09.2018

1. Rekisterinpitäjä
Jyväskylän ylioppilasteatteri ry (Y-tunnus 0874339-4)
Keskussairaalantie 2
40600 Jyväskylä

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Puheenjohtaja Petra Luukkainen
pj@jyt.fi

3. Rekisterin nimi
Jäsenhakijarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
– Teatterin pääsykokeita varten tarvittavien tietojen säilyttäminen

5. Rekisterin tietosisältö
– hakijan nimi

– valokuva
– sähköpostiosoite
– mihin pääsykokeeseen hakija osallistuu

– muut hakijan antamat tiedot (mm. miksi hakee teatteriin, mitä haluaa siellä tehdä, teatteritausta)

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan hakijoilta itseltään heidän ilmoittautuessaan pääsykokeisiin ja myöhemmin hakutilanteessa suullisesti. Hakijat valokuvataan pääsykoepäivänä ilmoittautumisen yhteydessä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja käytetään vain yhdistyksen hallituksen sekä pääsykoeraadin sisällä, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille.

8. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asiattomilta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.

Ilmoittautumisvaiheessa hakijan antamat tiedot säilytetään salasanasuojatulla palvelimella, jonne vain yhditstyksen hallituksen jäsenillä on pääsy. Pääsykoetilanteessa annetut tiedot kirjataan Word- tai Exceltiedostoon, joka tallennetaan salasanasuojatulle tietokoneelle. Samaiselle tietokoneelle tallennetaan myös hakijoiden kuvat. Kyseiselle tietokoneelle on pääsy vain yhdistyksen hallituksen jäsenillä.

 

Pääsykokeiden jälkeen kaikki tiedot lukuun ottamatta jäseneksi valittujen nimi- ja yhteystietoja poistetaan niin palvelimelta kuin tietokoneen muististakin. Tämän jälkeen uusien jäsenten tietojen käsittelyssä noudatetaan jäsentietojen säilyttämistä koskevia periaatteita, joista kerrotaan yhdistyksen jäsentietoja koskevassa tietosuojaselosteessa.


Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen sovellettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Kaikkea pääsyä henkilötietoihin valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Hakijalla on oikeus saada jäljennös itseänsä koskevista henkilötiedoista. Jäsenellä on myös oikeus vaatia tiedon korjaamista tai oikaisemista.